令和3年度、札幌市は市内の町内会・自治会を対象に電子回覧板運用を目的とした支援活動をスタートしました。各区からモデル町内会を一つ選び札幌市自治推進室とコンサルト会社を交え実施に向けた検討を行うという内容です。白石区からは親栄第７町内会が選ばれ、昨年の7月から打ち合わせなどを行ってきました。

親栄町内会はすでにホームページを持っていたので、アプリケーションの選択や運用方法などを話し合い、eメッセージ回覧板(株式会社アットシステム)を使う事に決め10月から試験運用をスタートしました。3月16日に最後となる第7回目の打合せを行いアンケート集計結果の確認などを行いました。

3月までの半年間で第７町内会の電子回覧板利用者は１２３世帯、全体の２５％です。アンケート調査の結果では、使い勝手や内容については高い評価を頂きました。一方で電子回覧板を使っていない高齢の会員さんからは今のままの「紙の回覧板」が良いとの意見も寄せられました。

4月から本格運用に切り替わりますが、当面は紙の回覧板も併用します。電子回覧板を使っている方のうち４世帯は「紙の回覧板」を併用したいとの申し出もありました。

2月に実施した町内会生活道路除排雪の際は電子回覧板、そして電子回覧板と同時に運用を始めた「第7町内会公式LINE」による作業情報の配信がスムーズな除排雪作業を行う上で効果を上げました。

生活様式の多様化により従来の回覧板の運用は見直しを迫られています。「回ってこない」「時間がかかる」「家人がすぐに隣家に回してしまう」そして会員の約３割を占める集合住宅の会員さんは回覧の経路から外れているケースが多数を占めます。

電子回覧板は、いつでもどこでも誰でも、情報を確実また速やかに取得できるツールです。双方向のやり取りもできます。そして高齢化が進む区長、班長さんの業務合理化の手助けにもなります。メール機能を有したスマホ、タブレット、パソコンなどで見ることができます。一気に変えていくことはできませんが、令和4年度は「電子回覧板」のさらなる普及活動を続けていきます。